12. Dokumentace o výkonu sociálně-právní ochraně dětí

12a
Orgán sociálně-právní ochrany uplatňuje systém zpracování, vedení, evidence a archivace dokumentace, včetně vedení elektronické dokumentace v informačním systému sociálně-právní ochrany dětí o klientech a dalších osobách.

Spisová dokumentace na OSPOD ÚMČ Praha 19 je vedena v souladu se směrnicí MPSV č. j. 2013/26780-21 ze dne 19. Září 2013 o stanovení rozsahu evidence dětí a obsahu spisové dokumentace o dětech vedené orgány sociálně-právní ochrany dětí o stanovení rozsahu evidence a obsahu spisové dokumentace v oblasti náhradní rodinné péče

ÚMČ Praha 19 archivuje spisovou dokumentaci v souladu se zákonem č. 499/24 Sb., o archivnictví a spisové službě

ÚMČ Praha 19 archivuje a skartuje spisovou dokumentaci v souladu s vnitřními předpisy ÚMČ Praha 19

Dokumenty na úseku sociálně-právní ochrany dětí jsou v rámci ÚMČ Praha 19 vedeny analogově.
Spisová dokumentace obsahuje: Osobní údaje dětí, jejich rodičů, údaje o výchovných poměrech těchto dětí, záznamy o výsledcích šetření v rodině, záznamy a /nebo protokoly o jednání s rodiči, dětmi, nebo jinými osobami, kopie podání soudům a jiným státním orgánům, písemná vyhotovení rozhodnutí soudů, orgánů činných v trestním řízení a správních orgánů atp. Vedení evidence a spisové dokumentace je upraveno v zákoně č. 359/1999 Sb., o sociálně-právní ochraně dětí, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o SPOD), rozsah evidence dětí a obsah spisové dokumentace upravuje směrnice Ministerstva práce a sociálních věcí č. j. 2013/26780-21, ze dne 19. 9. 2013, o stanovení rozsahu evidence dětí a obsahu spisové dokumentace o dětech vedené orgány sociálně právní ochrany dětí a o stanovení a rozsahu evidence a obsahu spisové dokumentace v oblasti náhradní rodinné péče, informační prostředí rovněž upravuje Závazná metodika Systému včasné intervence. Metodika je všem pracovníkům OSPOD dostupná v rámci síťové složky humanitního odboru. V písemné podobě je uložena v kanceláři vedoucího OSPOD. Všichni pracovníci OSPOD, jsou s jejím obsahem seznámeni. Zaměstnanci OSPOD se při zpracování, vedení, evidenci a archivaci spisové dokumentace dále řídí zákonem č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, spisovým a skartačním řádem úřadu a metodickými pokyny MPSV a nadřízeného metodického a kontrolního orgánu, které se vztahují k dané problematice. Pracovníci vždy dbají na ochranu osobních a citlivých údajů klientů dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a změně některých zákonů v platném znění. Při zajišťování agendy SPOD ve vztahu ke konkrétním případům nelze aplikovat zákon o svobodném přístupu k informacím (ustanovení § 2, odst. 3 zákona č. 106/1999 Sb.), neboť problematika spadá do oblasti speciální právní úpravy, kterou je již zmíněný zákon č. 359/1999 Sb. Tento právní předpis v ustanovení § 57 ve spojení s ustanovením § 51 zavazuje pracovníky orgánu sociálně-právní ochrany dětí k zachovávání mlčenlivosti o skutečnostech, se kterými se při provádění sociálně-právní ochrany nebo v přímé souvislosti s tím seznámili, pokud se v tomto zákoně nestanoví jinak. Pracovníci jsou povinni zachovávat mlčenlivost i po skončení pracovněprávního vztahu. Povinnosti zachovávat mlčenlivost mohou být pracovníci zproštěni pouze tím, v jehož zájmu tuto povinnost mají, a to písemně s uvedením rozsahu a účelu. Uvedený § 51 vymezuje způsob sdělování údajů mezi orgány sociálně-právní ochrany a dalšími kompetentními subjekty. Soukromé fyzické osoby v souladu s § 51 oprávněnými subjekty nejsou.

Nahlížení do spisové dokumentace
Zákon č. 359/1999 Sb. v § 55 vymezuje okruh oprávněných osob k nahlížení do spisové dokumentace dětí vedené orgánem sociálně-právní ochrany dětí:
1) rodič dítěte, kterému náleží rodičovská odpovědnost
2) jiná osoba odpovědná za výchovu dítěte
3) nebo jejich zástupce na základě písemně udělené plné moci
4) osvojenec po dosažení svéprávnosti (do spisové dokumentace týkající se osvojení dítěte)
Rodiče nebo jiné osoby odpovědné za výchovu dítěte nebo jejich zástupci na základě písemně udělené plné moci mají právo při nahlížení do spisové dokumentace činit si z ní výpisy a pořizovat si za úhradu kopie spisové dokumentace nebo její části. Pro stanovení úhrady za pořízení kopie ze spisové dokumentace platí zvláštní předpis, kterým je zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, v platném znění.

Na nahlížení do spisové dokumentace se nevztahuje zákon o svobodném přístupu k informacím. Do spisové dokumentace týkající se osvojení dítěte je oprávněn nahlížet na základě písemné žádosti osvojenec, jakmile nabude svéprávnosti.
Proces spojený s nahlížením do spisové dokumentace
Osoba oprávněná k nahlížení do spisové dokumentace může požádat o nahlížení do spisové dokumentace vedené na úřadě v rámci jednání s pracovníkem oddělení SPOD ústně, nebo písemně. Je-li žádost podána písemně, musí obsahovat údaje umožňující identifikaci žadatele a dítěte.
Žadateli jsou údaje obsažené ve spisové dokumentaci týkající se dítěte zpřístupněny pouze tehdy, pokud je to v zájmu dítěte při zajišťování sociálně-právní ochrany.

Příslušný pracovník OSPOD do 15 dnů ode dne, kdy oprávněná osoba požádala o nahlédnutí do spisové dokumentace:
a) sdělí, že žadateli umožní nahlédnout do spisové dokumentace, a určí termín k nahlédnutí, nebo
b) rozhodne o odmítnutí žádosti, pokud by to bylo v rozporu se zájmem dítěte, v rozporu s rozhodnutím soudu o utajení osvojení nebo pokud lze ze spisové dokumentace zjistit, která fyzická osoba upozornila na závažné skutečnosti. V takovém případě je vydáno správní rozhodnutí, proti kterému může žadatel uplatnit opravný prostředek.
O nahlédnutí do spisové dokumentace je pořizován protokol. Nahlížení do spisu je vždy přítomen pracovník OSPOD, který dohlíží, aby nebylo s dokumentací nevhodně manipulováno (poškození), příp. nedošlo k vyjmutí některé listiny. Do protokolu jsou uvedeny podstatné skutečnosti, které se úkonu týkají včetně označení listů, jejichž kopie jsou požadovány. Nevidomé osobě bude obsah spisové dokumentace přečten a pracovník OSPOD umožní na požádání této osoby, aby do spisu nahlížel její doprovod.
Pokud si žadatel zhotovuje kopie listin vlastním záznamovým zařízením (např. fotoaparát, mobilní telefon), pak tento úkon nepodléhá správnímu poplatku.
12b
Záznamy orgánu sociálně-právní ochrany jsou vedeny takovým způsobem, aby byly srozumitelné pro klienta.
Záznamy vedené ve spisu klienta ze šetření, pohovoru s klientem, z pohovoru s dítětem, ze spolupráce s dalšími odborníky, institucemi, jsou vedeny tak, aby jim klient porozuměl a nebylo třeba vyhledávání a doplňování slov a slovních obratů v záznamech použitých.

Dokumenty ze zpráv ze škol, od lékařů, odborné posudky jsou založeny do spisu v neupravené podobě, tedy tak, jak byly doručeny na úřad.

Starší děti záznamu porozumí sami, mladším dětem je pak obsah písemnosti vysvětlen adekvátně jejich rozumové vyspělosti.

Klient vždy při vyhotovení záznamu z pohovoru záznam podepisuje a je tedy seznámen s jeho obsahem a záznam je psát takovou formou, kterou vyžaduje klient. Tím je klient angažován na řešení své situace a je zvyšována jeho důvěra k pracovníkovi SPO. Kopii záznamu klient na své přání vždy obdrží.

Zaměstnanci OSPOD veškerá jednání vedená s klienty a /nebo odborníky, kteří jsou s dítětem a /nebo rodiči v kontaktu zaznamenávají do spisové dokumentace formou záznamu, protokolu nebo zápisu. Při volbě formy záznamu jednání se řídí směrnicí MPSV č. j. 2013/26780-21, o stanovení rozsahu evidence dětí a obsahu spisové dokumentace o dětech vedené orgány sociálně právní ochrany dětí a o stanovení a rozsahu evidence a obsahu spisové dokumentace v oblasti náhradní rodinné péče.
Zaměstnanec OSPOD je povinen klientovi (dospělé osobě i nezl. dítěti) v rámci úvodního osobního kontaktu srozumitelnou formou vysvětlit, co znamená vedení spisu, co a proč se do spisu zaznamenává a zakládá.
V rámci jednání vedeného na úřadě vypracovává zaměstnanec protokol vždy, když o to klient požádá. Vyjma situací, kdy provedení protokolu není možné z důvodů časové tísně anebo nefunkčnosti technického vybavení (např. při výpadku elektrického proudu). Na tuto skutečnost je však zaměstnanec povinen klienta upozornit. Obsah protokolu má klient vždy možnost ovlivnit a doplnit. V závěru jednání je mu k převzetí nabídnuta kopie protokolu. V případě, kdy provedení protokolu z výše uvedených důvodů nebylo možné, zaměstnanec klientovi nabídne, že může připomínkovat obsah záznamu z jednání, který pracovník zpracuje po jednání a klientovi ho zašle. Zaslané připomínky klienta jsou pak přiloženy k záznamu jednání jako jeho příloha. Protokol z jednání zaměstnanec zpracovává také v těch případech, kdy vyhodnotí, že je to z hlediska výkonu sociálně-právní ochrany dětí vhodnější než provedení záznamu z jednání. Náležitosti protokolu jsou stanoveny zákonem č. 500/2004 Sb., správní řád.
Záznamy z jednání zaměstnanec zapisuje jazykem neutrálním ve vztahu ke klientovi, zachycuje v nich reálná zjištění bez subjektivních emočně zabarvených hodnocení. Zaměstnanec vede záznamy ve spisové dokumentaci takovým způsobem, aby byla pro klienty srozumitelná (nepoužívá cizí slova a odborné termíny, kterým klient nerozumí). Srozumitelnost záznamu pro klienta může zaměstnanec ověřit tím, že klientovi předá záznam ze společného jednání k nahlédnutí. Z jeho zpětné vazby lze snadno zjistit, zda mu je zápis srozumitelný. Tato praxe může zvyšovat spoluzodpovědnost klienta na řešení své situace a také jeho důvěru k zaměstnanci.

Pravidla pro zpracování záznamu o samostatném pohovoru s nezl. dítětem a jeho vedení ve spisové dokumentaci

Podrobný záznam nebo protokol o jednání s dítětem zaměstnanec založí do části spisu „Podklad spisové dokumentace“ (u spisů založených do 31. 12. 2013 se tato složka nazývá „Důvěrné“) vždy, když jedná s dítětem cíleně bez přítomnosti rodičů nebo jiných osob odpovědných za výchovu proto, aby mu umožnil svobodně vyjádřit svůj názor k významným záležitostem, kterého se ho týkají, a z obsahu sdělení dítěte a průběhu pohovoru má za to, že pokud se rodiče nebo osoby odpovědné za výchovu seznámí s úplným sdělením dítěte, mohlo by to poškodit zájmy dítěte.
Pokud je podrobný záznam pohovoru s dítětem založen do části spisu podklady spisové dokumentace, pak ve spise musí být vždy založen záznam o tom, že zaměstnanec jednal s dítětem. A to i v případě, že se jednání uskutečnilo bez přítomnosti rodičů nebo jiných osob odpovědných za výchovu dítěte. Záznam o jednání s dítětem, které bylo vedeno bez přítomnosti rodičů nebo jiných osob odpovědných za výchovu dítěte, založený ve spise, obsahuje stručné vymezení důvodu, proč byl pohovor s dítětem uskutečněn a označení věci, které se jednání týkalo. Záznam stručně shrnuje průběh jednání s dítětem, aniž by blíže popisoval obsah vyjádření dítěte nebo v něm byly použity citace z vyjádření dítěte.